Le choix d'un bon logiciel de gestion électronique de documents (GED) peut être un défi pour les sociétés qui veulent optimiser leur gestion documentaire et faciliter l’accès à leurs documents. Un logiciel de gestion numérique est une solution qui se décline en une multitude de propositions sur le marché et donc le choix peut être particulièrement difficile. Voici quelques conseils pour trouver le bon outil à acheter et garantir une mise en place efficace.
Choisir un logiciel facile à utiliser
Pour choisir un logiciel de gestion électronique de documents adapté à votre entreprise, il est essentiel de considérer à la fois sa convivialité et sa facilité d'installation. En substance, comment peut-on la mettre en place ? Il est primordial que les employés puissent s'adapter rapidement à celui-ci afin d'optimiser leur efficacité au quotidien. De plus, il faut que l'installation du logiciel soit à la fois simple et rapide afin de ne pas perdre un temps précieux. Il convient entre autres de tenir compte des délais de déploiement, que vous ayez opté pour une solution SaaS (Software-as-a-Service) ou On-premise (sur site). Cliquez sur cette page pour obtenir
quelques explications sur la GED.
Assurer la sécurité des documents
Lorsque vous sélectionnez un logiciel de gestion électronique, la sécurité des documents revêt une importance primordiale. Vous devez vous assurer que les informations sensibles sont protégées par des mécanismes de cryptage de bout en bout. La sécurité numérique de l'application doit aborder des questions relatives au chiffrage et aux procédures de transmission sur les réseaux internes et externes. De plus, il est crucial de vérifier que le logiciel est en conformité avec les normes de sécurité et de protection de la vie privée telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données), afin de garantir la sécurité de vos données. Le système doit vous permettre de restreindre l'accès à certains dossiers et fichiers et vous devriez pouvoir définir des autorisations d'accès spécifiques pour chaque employé. Il est également important de s'informer sur les mesures à mettre en place en cas de perte de documents.
Retenir une solution adaptée à vos processus métiers
Il est important de choisir un logiciel de gestion électronique des documents qui soit adapté à votre entreprise, en prenant en compte vos processus métiers spécifiques et le secteur d'activité dans lequel vous évoluez. En d’autres termes, le système choisi doit pouvoir s'intégrer facilement avec les programmes que vous utilisez déjà, tels que votre messagerie interne ou votre logiciel de gestion des relations clients. Par exemple, pour les collectivités, la gestion du courrier entrant peut être une priorité, tandis que pour les métiers de la grande distribution, la gestion des stocks et des factures d'achats peut être plus importante. Lors des discussions avec un représentant commercial concernant une solution de gestion électronique des documents, il est essentiel de se renseigner sur les logiciels pris en charge et les interfaces de programmation (API) disponibles. Cela vous permettra de vérifier si le système peut s'intégrer de manière harmonieuse avec vos outils existants et faciliter la collaboration entre différentes applications. Il est tout aussi important de sélectionner un logiciel de gestion électronique des documents qui puisse être intégré aux autres outils utilisés dans votre entreprise. Si vous utilisez déjà des outils tels que Microsoft Office ou Google Workspace, il est recommandé de vérifier si le logiciel peut être pris en compte par ces outils afin d'optimiser la gestion de vos documents.
